Hvordan et sagsstyringssystem i skyen kan lette håndværkerens hverdag
Håndværkere og it-systemer er normalt ikke noget, man forbinder med hinanden.
Men faktisk kan den moderne håndværker effektivisere sin kommunikation og opgavestyring ved at anvende et sagsstyringssystem i skyen. Det giver vi et eksempel på i denne artikel.
I en typisk håndværksvirksomhed med nogle kørende svende, der arbejder på forskellige projekter ude hos kunderne, er der masser af kommunikation mellem mester og svendene ude på pladserne. Det kan klares over telefonen i løbet af dagen, på jævnlige morgen- eller fyraftensmøder eller når mester kører sin runde.
Uanset formen så tager det tid og ressourcer at holde alle opdaterede og helt galt går det, hvis der pludselig sker uforudsete ændringer i opgaveprioriteringen – f.eks. fordi der kommer en kunde med en akut opgave. For først skal mester ringe rundt og få en status, så han kan finde ud af, hvem af svendene der har tid og dernæst skal opgaven så kommunikeres mellem kunden og den svend, der skal løse den.
Men heldigvis er der en lettere måde
Al denne kommunikation, samt timeregistrering, materialebestilling og kvalitetsstyring, kan med fordel samles i et og samme it-system. Lægges systemet samtidig ud i skyen, kan det tilgås overalt, bare der er en internetforbindelse. Samtidig kan tilføjelsen af en app til systemet eller et godt og lækkert responsivt design på den webbaserede brugergrænseflade, gøre det muligt at tilgå systemet fra både computer, mobil og tablet.
Derved sparer både mester, svende og firmaets administrative personale en masse tid på statusmøder og flytning af data fra et system til et andet. Alt ligger samlet i det samme system og data fra systemet kan tilmed udtrækkes og efterbehandles i f.eks. Microsoft Excel.
Derved kan mester få et endnu bedre indblik i de enkelte parametre i hans forretning som f.eks. indtjening og timeforbrug på opgaver, medarbejdernes effektivitet og reelle omkostninger, færdiggørelsesprocent og hvilke leverandører der indkøbes mest fra.
E-komplet – et eksempel
Et eksempel på sådan et system er E-komplet. Det er udviklet til en typisk håndværksvirksomhed i byggebranchen og udmærker sig ved netop at samle kommunikation, tidsregistrering, materialebestilling og kvalitetssikring i et og samme system i skyen.
Alt hvad den enkelte håndværksmester skal gøre, er at købe abonnement til det antal medarbejdere, der skal benytte systemet. Derefter kan de logge sig på og er i gang. Der er ikke noget der skal installeres – alt kan tilgås fra webinterfacet, selv fra en mobiltelefon eller tablet.
Til sidstnævnte enheder har E-komplet udgivet en app, der kan køre på både iOS, Android og Windows Mobile. Sammen med et særligt kvalitetssikringsmodul kan app’en bruges til løbende at indsamle den nødvendige foto- og anden dokumentation, der skal bruges i forbindelse med kvalitetssikring.
Det var tidligere en opgave, der enten krævede at svendene kom forbi og indtastede oplysninger i et system på kontoret eller at en administrativ medarbejder skulle indtaste oplysninger fra de sedler, der blev udfyldt af medarbejderne på pladserne. Det kan nu klares i et og samme system med E-komplet.
Læs mere her om E-komplet og de mange muligheder, det giver den moderne håndværker.
Tags |
Skrevet af IT-Artikler.dk
Webmasteren på IT-Artikler.dk har arbejdet inden for IT branchen i mange år. Siden blev oprettet som et fritidsprojekt, men blev meget hurtigt til mere end det, og tidskrævende. Jeg og teamet bag har altid interesseret os for IT, og kan godt lide at hjælpe andre.
