Lån

Hvorfor er autosvar vigtigt at bruge

Er du taget på ferie, er du gået hjem fra arbejde den pågældende dag, eller har du af andre grunde ikke mulighed for at læse dine e-mails, er det en god idé at have et autosvar på din mail. Et autosvar kan redde dig fra at skabe en træls situation med en utilfreds kunde, og det kan forhindre, at du mister en vigtig kunde til en konkurrent. Mange kunder vil blive irriteret over at have brugt tid på at sende en mail til en person eller et firma, der aldrig nogensinde eller først lang tid efter besvarer mailen, og denne irritation kan du komme til livs ved at bruge autosvar.

Et autosvar på din mail sender automatisk et mail-svar retur til afsenderen med en besked om, at du eksempelvis ikke er til stede resten af dagen, at du er på ferie eller at du først svarer senere på dagen. På den måde holder du dine kunder og kontakter orienterede, så de ved, hvorfor de ikke får svar, samt hvornår de kan forvente at få svar. Ved at opretholde en positiv dialog med dine kunder sikrer du, at du har deres loyalitet.

Hvordan opretter man et autosvar

Nedenfor præsenterer jeg en nem og enkel vejledning til opsætning af autosvar i Outlook 2010 (længere nede finder du guide til Outlook 365 – summeret set kan guiden bruges til alle versioner af Outlook). Ved at følge denne vejledning kan du oprette dit helt eget personlige autosvar til dine kunder og kontakter. Det er vigtigt at sige, at denne vejledning kun virker til Outlook 2010 som kører Exchange. Hvis du benytter Outlook 2010 med alm. pop3, skal du sætte autosvar via din mail-udbyders webmail.

1. Start med at åbne din mail, og klik på “Filer” oppe i venstre hjørne. Klik derefter på “Oplysninger” og vælg “Autosvar (ikke til stede)”

Autosvar i Outlook – vist med billeder

2. Start med at aktivere det i toppen, og skriv derefter din tekst i bunden og tryk “ok”

Autosvar i Outlook – vist med billeder

Hvad skal der stå i et autosvar

Nogle virksomheder har klare regler for, hvad der skal stå i medarbejdernes autosvar, og hvis dette er tilfældet for din arbejdsplads, er du naturligvis nødt til at følge disse regler. Reglerne er oftest til for at sikre, at alle kunder i virksomheden får et enslydende svar og behandles ens.

Men har din virksomhed ikke disse regler, kan du designe teksten i dit autosvar præcis som du vil. Men det er naturligvis vigtigt, at autosvaret indeholder de oplysninger, der er relevante for dine kunder og kontakter.

Har du brug for hjælp til, hvad der skal stå i dit autosvar, kommer jeg her med nogle idéer til, hvad der er vigtigt at kommunikere til dine kunder, når du er væk:

1. Hvornår du er tilbage.
2. Hvordan de kan forvente, at du svarer dem.
3. Om du kan kontaktes på anden vis, eksempelvis via telefon.
4. Om deres mail bliver videresendt til en anden kollega.
5. Om de eventuelt kan kontakte andre kolleger, der kan hjælpe dem med deres forespørgsel.
6. Husk på, at hvis du har udenlandske kunder, er det en god idé også at udarbejde en engelsk version af dit autosvar.

Oprettelse af autosvar i Outlook 365

Det er selvfølgelig også muligt at oprette autosvar i den nyeste version af Outlook, og man skal blot gøre som vist nedenstående. Der kan dog forekomme visse forskellige, da Outlook 365 umiddelbart ikke altid er hundredprocent identisk på alle enheder.

1. Start med at vælge filer -> og dernæst automatisk besvarelse

2. Vælg send automatisk besvarelse.

3. Vælg eventuelt hvilke datoer og tidspunkter, som du ønsker at sende automatisk besvarelse på.

4. Skriv teksten til din automatiske besvarelse og tryk gem.

Benyt eventuelt de tidligere nævnte seks punkter som inspiration til teksten.

Summary

Article Name

Opsæt autosvar i Outlook

Description

Hvorfor er autosvar vigtigt at bruge Er du taget på ferie, er du gået hjem fra arbejde den pågældende dag, eller har du af andre grunde ikke mulighed for at…

Author

IT-Artikler.dk

Publisher Name

IT-Artikler.dk

Publisher Logo